Nieodpowiednia komunikacja wewnętrzna może prowadzić do problemów w funkcjonowaniu kultury organizacyjnej, spadków efektywności, trudności z utrzymaniem zatrudnienia i wielu innych negatywnych konsekwencji. Sytuacja wydaje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy mówimy o komunikowaniu w firmach produkcyjnych. Czy istnieją optymalne rozwiązania, które zminimalizują bolączki menedżerów? Zobacz, jakie działania zaproponowaliśmy naszemu klientowi.
Komunikacja wewnętrzna to proces wymiany informacji, pomysłów i wiedzy między różnymi poziomami struktury organizacyjnej. W firmie produkcyjnej jest to szczególnie istotne, ponieważ procesy produkcyjne często wymagają współpracy wielu działów, a skoordynowana praca jest kluczem do efektywności i jakości.
Jak prowadzić efektywną komunikację wewnętrzną w firmie produkcyjnej?
- Narzędzia komunikacyjne dostosowane do odbiorców
Wybór odpowiednich narzędzi do komunikowania, takich jak platformy internetowe, aplikacje, mailingi, druki itp. pozwoli na płynne i regularne przekazywanie informacji wewnątrz firmy. Przy wyborze odpowiedniego narzędzia należy brać pod uwagę wiele czynników, m.in. wiek pracowników, ich dostęp do komputera oraz umiejętność korzystania z technologii. W firmach produkcyjnych bardzo często pracownicy są w zróżnicowanym wieku. Może się zdarzyć, że niektórzy nie posiadają smartfonów, z internetu korzystają sporadycznie, przez co wprowadzenie komunikatorów internetowych może być nieefektywne, a także frustrujące dla pracowników.
- Regularne spotkania i briefy
Bardzo ważną rolę w budowaniu dobrej komunikacji odgrywają liderzy, którzy powinni wsłuchiwać się w potrzeby pracowników, starać się ich zrozumieć i reagować, gdy jest taka konieczność. Organizowanie regularnych spotkań zespołowych oraz briefów pozwala na wymianę informacji, omówienie postępów i identyfikowanie ewentualnych problemów. Częstotliwość spotkań również powinna zostać dopasowana do sytuacji i potrzeb.
- Transparentność w komunikacji i otwartość na opinie pracowników
Zarządzanie firmą oparte na zaufaniu i uczciwości tworzy atmosferę, w której pracownicy czują się swobodnie i chętnie wymieniają się informacjami. Ponadto stworzenie narzędzi, które umożliwiają im wyrażanie swoich opinii oraz zgłaszanie pomysłów i obaw, da im poczucie, że to oni współtworzą firmę, przyczyniają się do jej rozwoju i mogą mieć realny wpływ na wprowadzanie zmian i ulepszeń.
- Współpraca między działami
Wymiana informacji między różnymi działami jest kluczowa, zwłaszcza w firmach produkcyjnych, w których liczba osób zatrudnionych jest z reguły bardzo duża. Wprowadzenie systemów współpracy i komunikacji międzydziałowej ułatwia realizację procesów produkcyjnych, wymianę informacji i doświadczeń, a także pogłębia integrację wśród pracowników.
ICT Poland – jak to robimy?
ICT Poland to firma produkcyjna z Kostrzyna nad Odrą, która zatrudnia ponad 500 osób pracujących w różnych systemach. Część z nich, głównie przedstawicieli handlowych z odległych regionów, nie pojawia się w zakładzie często, w przeciwieństwie do pracowników produkcyjnych czy administracyjnych pracujących w siedzibie firmy. Jak pogodzić ich interesy i sprawić, aby wszyscy wiedzieli, co aktualnie dzieje się w przedsiębiorstwie, a do tego mieli okazję poznać codzienność współpracowników z innych działów, a nawet ich zainteresowania? W 2018 roku, wraz z klientem, wypracowaliśmy pomysł na komunikację wewnętrzną, która zaspokoi wszystkie wymienione wyżej potrzeby. I tak właśnie powstała „Bibuła”, czyli drukowana gazetka pracowników ICT Poland.
Dlaczego taka forma? Ponieważ była ona najlepszą odpowiedzią na postawiony cel, czyli stworzenie skutecznego narzędzia komunikacji, które połączy interesy white oraz blue collar workers. Po wielu konsultacjach i przeprowadzonych ankietach wspólnie z klientem doszliśmy do wniosku, że dla większości pracowników drukowana gazetka będzie najbardziej przystępna ze względu na to, że nie codziennie korzystają z internetu czy aplikacji. Dzięki takiej tradycyjnej formie możemy także tworzyć rubrykę z ciekawymi zadaniami i łamigłówkami, do których pracownicy chętnie zaglądają np. podczas przerwy w pracy. Do gazetek dołączamy też dodatki (np. kolorowanki), z których mogą korzystać nie tylko pracownicy, ale również ich dzieci.
O czym się mówi w „Bibule”?
Piszemy o zmianach organizacyjnych, ważnych wydarzeniach i newsach z życia firmy i jej pracowników. Duży nacisk kładziemy na kulturę organizacyjną, wartości firmy i integrację. Przybliżamy to, czym zajmują się poszczególne działy. Są też mniej oficjalne tematy. Na łamach gazetki opisujemy grupy sportowe działające w organizacji, a pracownicy dzielą się swoimi pasjami. „Bibuła” ma dzięki temu charakter nie tylko informacyjny, ale też integracyjny. W każdym numerze nie może zabraknąć ciekawych konkursów, które są stałym elementem gazetki.
Tematyka poszczególnych rubryk została przez nas opracowana już na samym początku przygotowywania oferty, jednak z czasem ewoluowała w odpowiedzi na nowe potrzeby. Treści staramy się zbierać na bieżąco, jednak finalny ich plan powstaje na spotkaniach, podczas których tworzymy makietę. Oczywiście nie robimy tego sami! Twórcami gazetki są sami pracownicy ICT Poland, a nasza agencja zawsze służy im wsparciem redakcyjnym. Treści to zarówno przykłady komunikacji pionowej (Zarząd -> Pracownicy), jak i poziomej (Pracownicy -> Pracownicy). W stałych rubrykach opisujemy różne działy firmy, a do innych segmentów pracownicy ICT mogą sami zgłaszać pomysły na artykuły. W tym celu powstała specjalna skrzynka mailowa, na którą przesyłane są m.in. zgłoszenia konkursowe, propozycje tematów czy innych inicjatyw oraz opinie. W ten sposób firma oddaje głos swoim pracownikom, daje im przestrzeń do zaangażowania się w wewnętrzne inicjatywy i dostosowuje treści do aktualnych potrzeb, jakie na bieżąco sygnalizują.
– Sama nazwa naszej gazetki jest wyjątkowa. „Bibuła” nawiązuje do bibułki tissue (higienicznej), z której wytwarzane są wszystkie produkty w naszym zakładzie. Wyjątkowe są także treści i styl, ponieważ jest to gazetka dla pracowników i o pracownikach. Staramy się, aby nie była ona tylko sztampowym zbiorem informacji na temat zakładu, ale przede wszystkim, aby przekazywała ona odbiorcom jak najwięcej wartości związanych z tworzeniem relacji i budowaniem kultury naszej organizacji. Szczerze mówiąc, po dystrybucji pierwszego numeru byliśmy trochę zdziwieni, że taka forma spotkała się z tak dobrym odbiorem, a po 5 latach wciąż zbiera pozytywny feedback. Pracownicy często dopytują o termin kolejnego wydania. Niesłabnącym zainteresowaniem cieszą się także konkursy, które ogłaszane są w każdym numerze. Bardzo nas to cieszy – komentuje Kamila Pusz, Specjalistka ds. komunikacji w ICT Poland.
Nie ma skutecznej komunikacji bez konsultacji
Dobrze prowadzona komunikacja wewnętrzna poprawia efektywność, motywuje pracowników, generuje innowacje i przyczynia się do łatwiejszego rozwiązywania problemów lub w ogóle zmniejsza ich występowanie. Jednym słowem: jest niezbędna w dążeniu do rozwoju firmy. Zarządzanie komunikacją wewnętrzną nie może jednak odbywać się bez udziału pracowników. Wymaga konsultacji z nimi, zrozumienia ich potrzeb, otwartości na współpracę i feedback, a także odpowiedniego dopasowania narzędzi do grupy docelowej. Przy odpowiednim podejściu komunikacja wewnętrzna stanie się kluczowym elementem kultury organizacyjnej i przyczyni się do tworzenia pozytywnego i produktywnego środowiska pracy.
Potrzebujesz pomocy w opracowaniu strategii komunikacji wewnętrznej w swojej firmie? A może szukasz jedynie wsparcia wydawniczego? Jesteśmy po to, aby Ci pomóc! Odezwij się do nas!
