Komunikacja wewnętrzna może być sporym wyzwaniem. Im organizacja jest większa, tym trudniejszy okazuje się przepływ informacji o bieżących działaniach czy planach rozwoju firmy. Coraz głośniej mówi się o tym, jak ważne dla pracowników jest poczucie sensu wykonywanej pracy, znajomość strategii firmy i tego, jak sami mogą przyczyniać się do jej realizacji. Obie strony – pracodawca i pracownicy – mają więc wspólny cel: być na bieżąco. Jak więc zaplanować obieg informacji w przystępnej formie?
Jak upewnić się, że do pracowników dotrą ważne dla organizacji informacje? I jak zaangażować pracowników w działanie firmy, żeby poczuli sens wykonywanej pracy? Dziś kilka słów o newsletterach, które mogą pomóc realizować te cele.
Newsletter… czyli co?
To rodzaj gazetki lub informatora, cyklicznie wysyłanego do określonej grupy odbiorców drogą mailową. Aby zostać częścią newsletterowej społeczności, należy podać swojego maila i wyrazić zgodę na regularne otrzymywanie wiadomości od określonego nadawcy. Newslettery nie muszą jednak służyć wyłącznie do celów prywatnych. Ich dystrybucja może odbywać się także wewnątrz firmy, przyczyniając się do realizacji celów pracodawcy. Celem może być np.: informowanie pracowników o konkretnych wydarzeniach z życia firmy, podsumowaniach miesięcznych, nowych projektach i pracownikach czy planach rozwojowych.
Newsletter – remedium na problemy z komunikacją
Najistotniejszą zaletą newslettera jest systematyczność. Dzięki niej pracownicy są na bieżąco i mogą regularnie dowiadywać się o aktualnościach z życia firmy, ciekawostkach i informacjach z branży, czy nawet sięgać po artykuły związane z rozwojem zawodowym.
Ogromnym plusem newslettera jest też to, że wszystkie potrzebne newsy znajdują się w jednym miejscu. Nie trzeba zatem przeszukiwać strony firmowej, profili w mediach społecznościowych czy innych źródeł, aby być na bieżąco.
Newsletter może przyczynić się też do wzrostu zaangażowania wśród pracowników i budowania pozytywnej atmosfery w firmie. Jednym z przykładów tego typu działań jest dzielenie się sukcesami pracowników na łamach internetowych biuletynów. Skupianie się na ich dokonaniach może zaowocować zwiększeniem poczucia sensu wykonywanej pracy i dać pracownikom wyraźny komunikat, że ich osiągnięcia są zauważane i doceniane. Wdrażając tego typu działania pracodawca w prosty sposób może ocieplić ton komunikacji wewnętrznej.
Po co mi newsletter? Poznaj 8 zastosowań newslettera.
- Główny kanał bieżących informacji
Newsletter to skuteczna forma przekazywania informacji pracownikom. Jeśli ukazuje się regularnie – na przykład cotygodniowo lub comiesięcznie – można opublikować na jego łamach podsumowanie działań firmy z danego okresu. Taka praktyka może oddziaływać pokrzepiająco i pokazywać pracownikom, jak wiele projektów udało się zrealizować dzięki ich zaangażowaniu.Częstym kłopotem w dużych organizacjach jest zapewnienie pracownikom dostępu do najświeższych informacji z życia firmy. Wynika to przede wszystkim z faktu, że wiele informacji jest rozproszonych, a dostęp do nich ma tylko ograniczona liczba pracowników. Zebranie ważnych aktualności staje się więc wyzwaniem – przede wszystkim czasowym, szczególnie wtedy, gdy w firmie nie ma osoby zajmującej się komunikacją wewnętrzną. Prostym rozwiązaniem tego problemu może okazać się właśnie newsletter – wysyłany regularnie do wszystkich pracowników i zawierający stały zakres tematów, jakie są w nim poruszane. Dzięki temu pracownicy otrzymują bieżące informacje, a jeśli newsletter jest wystarczająco ciekawy, pomoże wyrobić nawyk regularnego sprawdzania skrzynki mailowej w oczekiwaniu na cykliczną dawkę wiedzy. - Docenianie pracowników
Wspominanie i wyróżnianie na łamach newsletterów konkretnych pracowników i ich sukcesów również może przynieść firmie wymierne korzyści. Pracownicy, którzy w ten sposób zostaną docenieni za swoją pracę, na pewno będą jeszcze bardziej zaangażowani i zdeterminowani do dalszych wysiłków. Znaczenie chwalenia pracowników i dostrzegania ich sukcesów potwierdzają badania przeprowadzone przez HRM Institute. Według danych opublikowanych w raporcie z 2021 roku 61% pracowników byłoby równie zadowolonych z docenienia w formie gratyfikacji finansowej, jak i pozytywnego feedbacku od pracodawcy. 39% uważa natomiast, że podziękowanie za pracę przy innych pracownikach jest także mile widziane. - Informowanie o projektach i organizacji firmy
W newsletterze mogą pojawiać się wzmianki o nowych projektach rozwijanych w firmie, integracjach czy zmianach w organizacji. Pojedyncza wysyłka to dawka wiedzy dla wszystkich pracowników. - Informator o zatrudnieniu nowych pracowników
Warto na łamach newsletterów wspominać o nowo zatrudnionych pracownikach. Dzięki temu osoby z dłuższym stażem mogą wesprzeć nowe osoby, pomagając im wdrożyć się w życie firmy. To prosty sposób na poprawę atmosfery w firmowej społeczności. - Źródło wiedzy
Każdy pracownik jest na co dzień bombardowany dużą ilością informacji. W chaosie informacyjnym trudno wyselekcjonować te najważniejsze. Newslettery mogą więc stać się cykliczną dawką wyselekcjonowanej, wartościowej wiedzy dla wybranych grup pracowników. Świetnym pomysłem jest stworzenie newslettera dedykowanego np. liderom, w którym pojawią się cenne wskazówki związane z zarządzaniem zespołami. - Ciekawostki branżowe
Porady, wskazówki i ciekawostki dotyczące życia branży, w której funkcjonuje dana organizacja – wszystko to może zainteresować pracowników i rozwijać ich wiedzę. Newslettery mogą więc wypełniać różnego rodzaju poradniki (np. dotyczące korzystania z interesujących narzędzi), infografiki czy artykuły branżowe. - Poprawa samopoczucia pracowników
Newsletter w formie mema? Humorystyczna treść to dobry sposób na przykucie uwagi odbiorców. Ich główny cel to rozśmieszanie i poprawienie atmosfery, a dzięki temu także budowanie przyjaznego wizerunku firmy. Zabawna forma graficzna może okazać się też dobrym sposobem na promowanie wartości i głównych zasad organizacji. - Rozwój zawodowy
Pracownicy zwykle docenią umieszczanie w newsletterach informacji o rekrutacjach wewnętrznych. Dzięki temu każdy adresat internetowego biuletynu może dowiedzieć się o możliwościach awansu, zmiany stanowiska lub innych formach rozwoju w ramach organizacji. To prosty sposób na zmniejszenie rotacji lub odsetka osób opuszczających organizację z powodu chaosu informacyjnego, a także świetny sposób na pozyskanie nowych pracowników dzięki rekomendacjom osób już zatrudnionych w danej firmie.
Jak pisać newsletter?
Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego, jaki efekt chce osiągnąć firma; jakie cele newsletter ma realizować. Jeśli organizacja ma określoną strategię komunikacji employer brandingowej, warto zaczerpnąć z niej informację o Tone of Voice, czyli o tonie komunikacji używanym w tworzonych przez firmę treściach.
Środowisko korporacyjne może narzucać pewne standardy tworzenia treści (również tych newsletterowych). Niezależnie jednak od charakteru komunikowanych w ten sposób treści, newsletter może stać się jednym z kluczowych elementów budowania kultury organizacyjnej i wewnętrznego wizerunku firmy.
Jednym z kreatywnych przykładów newslettera może być comiesięczna porcja memów, screenów śmiesznych konwersacji pracowniczych czy zdjęć zwierzaków pracowników w nietuzinkowych sytuacjach. Najtrudniejsze jest jednak znalezienie złotego środka: połączenie różnych form i stworzenie newslettera, który zostanie przez odbiorców odebrany jako ciekawy, wartościowy, a jednocześnie zagwarantuje dawkę dobrego humoru.
Jaka jest więc recepta na dobry newsletter? Punktem wyjścia powinno być skupienie się na czytelnikach – dowiedzenie się, czego potrzebują, by skutecznie odpowiedzieć na ich oczekiwania. Aby się tego dowiedzieć, warto zapytać pracowników w badaniu ankietowym: co chcieliby wiedzieć? O czym chcieliby czytać? Jakich informacji brakowało im do tej pory? Jaka forma przedstawienia treści jest dla nich najbardziej przystępna? Analiza zebranych w ten sposób odpowiedzi pomoże dobrać zarówno formę, jak i treści newsletterów do potrzeb konkretnej grupy odbiorców.
Dystrybucja newslettera – poznaj te metody
Na rynku istnieje kilka przydatnych narzędzi, które ułatwiają zarówno tworzenie, jak i dystrybucję newsletterów. Jednym z nich jest Mailchimp. To platforma, która nie tylko pomaga tworzyć i wysyłać newslettery, ale również monitoruje ich skuteczność.
GetResponse z kolei ułatwia tworzenie newsletterów, landing pages (głównych stron docelowych), a także automatyzację działań marketingowych. Podobne funkcje oferuje także Mailer Lite – narzędzie wspomagające pisanie i wysyłanie większej liczby maili.
Wymienione platformy mogą okazać się dużym wsparciem, zwłaszcza na początkowym etapie wdrażania komunikacji wewnątrzfirmowej za pośrednictwem newsletterów.
Potrzebujesz pomocy w zbudowaniu angażującego newslettera? A może planujesz stworzyć kanał komunikacji z konkretną grupą pracowników? Pomoc jest na wyciągnięcie ręki. Zapraszamy do kontaktu!
Przeczytaj również nasze ostatnie artykuły:
ESG w Polsce – jak firmy komunikują swoje działania?
Zakładka KARIERA – jak powinna wyglądać, co powinno się na niej znaleźć?
